Kasse beim Finanzamt melden: Anleitung zur Meldepflicht über ELSTER

Wer eine elektronische Kasse mit TSE nutzt, muss sie beim Finanzamt melden. Diese sogenannte Mitteilungspflicht nach § 146a Abs. 4 AO stand zwar schon seit 2020 im Gesetz, war aber ausgesetzt, weil es kein elektronisches Meldeverfahren gab. Seit dem 1. Januar 2025 ist die Meldung über Mein ELSTER möglich – und damit Pflicht. In dieser Anleitung erfahren Sie, wer melden muss, welche Fristen gelten und welche Daten Sie bereithalten sollten.

Wer muss seine Kasse melden?

Betroffen sind alle Unternehmer, die ein elektronisches Aufzeichnungssystem mit Kassenfunktion einsetzen – also klassische Registrierkassen, Touch-Kassensysteme, Tablet- und App-Kassen. Auch EU-Taxameter und Wegstreckenzähler fallen darunter. Die Meldung erfolgt je Betriebsstätte: Haben Sie mehrere Filialen, melden Sie alle Kassen der jeweiligen Filiale gemeinsam.

Welche Fristen gelten?

• Kassen, die vor dem 1. Juli 2025 angeschafft wurden: Diese mussten bis spätestens 31. Juli 2025 gemeldet werden. Falls Sie das verpasst haben, holen Sie die Meldung zügig nach.
• Kassen, die ab dem 1. Juli 2025 angeschafft werden: Meldung innerhalb eines Monats nach Anschaffung.
• Außerbetriebnahme: Wird eine Kasse stillgelegt, verkauft oder ersetzt, ist dies ebenfalls innerhalb eines Monats zu melden. Wichtig: Eine Außerbetriebnahme kann nur gemeldet werden, wenn die Kasse vorher angemeldet war.

Diese Angaben brauchen Sie

Legen Sie sich vor dem Ausfüllen folgende Informationen bereit – das meiste finden Sie auf Rechnung, Typenschild oder im Kassenmenü:

• Name und Steuernummer des Unternehmens
• Anschrift der Betriebsstätte
• Art der Kasse sowie Hersteller, Modell und Software-Version
• Seriennummer der Kasse
• Anschaffungsdatum
• Angaben zur TSE (u. a. Seriennummer und BSI-Zertifizierungs-ID)

Schritt für Schritt: So melden Sie Ihre Kasse über ELSTER

1. Melden Sie sich bei Mein ELSTER mit dem Zertifikat Ihres Unternehmens an.
2. Öffnen Sie das Formular „Mitteilung über elektronische Aufzeichnungssysteme (§ 146a Abs. 4 AO)“.
3. Tragen Sie die Betriebsstätte ein und legen Sie für jede Kasse einen Eintrag an.
4. Ergänzen Sie die Angaben zur jeweiligen TSE.
5. Prüfen Sie alles und senden Sie die Mitteilung ab. Speichern Sie die Übermittlungsbestätigung zu Ihren Kassenunterlagen.

Alternativ kann die Meldung durch Ihren Steuerberater, Ihren Kassenfachhändler oder direkt aus mancher Kassensoftware heraus erfolgen. Die Verantwortung bleibt aber bei Ihnen als Unternehmer.

Was passiert, wenn ich nicht melde?

Ein direktes Bußgeld ist für die versäumte Mitteilung nicht vorgesehen, das Finanzamt kann die Meldung aber mit einem Zwangsgeld durchsetzen. Wichtiger ist der Gesamteindruck: Bei einer Kassen-Nachschau fällt eine fehlende Meldung sofort auf – und kann eine genauere Prüfung nach sich ziehen.

Tipp: Kasse und TSE gleich richtig dokumentieren

Bewahren Sie Rechnung, TSE-Daten, ELSTER-Bestätigung und Verfahrensdokumentation an einem Ort auf. Wechseln Sie später die TSE oder tauschen die Kasse, haben Sie alle Daten für die Folgemeldung sofort zur Hand. Bei jeder Kasse, die Sie bei Kassenchef kaufen – ob Registrierkasse oder Touch-Kassensystem – erhalten Sie die nötigen Geräte- und TSE-Daten für Ihre Meldung.

Typische Fehler bei der Kassenmeldung

• Nur die Kasse, nicht die TSE gemeldet: Zur Meldung gehören auch die Angaben zur Technischen Sicherheitseinrichtung. Fehlen sie, ist die Meldung unvollständig.
• Falsche Betriebsstätte: Gemeldet wird je Betriebsstätte. Wer mehrere Standorte hat, muss jede Kasse dem richtigen Standort zuordnen.
• Tablet- und App-Kassen vergessen: Auch Kassen-Apps auf Tablets oder Smartphones sind elektronische Aufzeichnungssysteme und müssen gemeldet werden.
• Außerbetriebnahme nicht gemeldet: Wird eine alte Kasse ersetzt, muss auch ihr Ausscheiden gemeldet werden – sonst stimmt der Bestand beim Finanzamt nicht mehr.
• Keine Unterlagen aufbewahrt: Speichern Sie die ELSTER-Übermittlungsbestätigung zusammen mit Rechnung und TSE-Daten. So können Sie die Meldung bei einer Prüfung jederzeit nachweisen.

Gekaufte, gemietete oder geleaste Kasse – wer meldet?

Melden muss immer der Unternehmer, der die Kasse für seine Umsätze nutzt – unabhängig davon, ob die Kasse gekauft, gemietet oder geleast ist. Der Kassenhändler oder Steuerberater kann die Meldung übernehmen, die Verantwortung bleibt aber bei Ihnen. Bei einer Mietkasse sollten Sie sich vom Anbieter alle Geräte- und TSE-Daten schriftlich geben lassen.

Kurz-Checkliste: Ihre Kassenmeldung in 10 Minuten

1. ELSTER-Zugang mit Unternehmenszertifikat bereitlegen
2. Rechnung der Kasse und TSE-Daten (Seriennummer, Zertifizierungs-ID) heraussuchen
3. Formular „Mitteilung über elektronische Aufzeichnungssysteme“ öffnen
4. Betriebsstätte und alle Kassen eintragen
5. Absenden und Bestätigung speichern

Häufige Fragen

Muss ich auch eine offene Ladenkasse melden?

Nein. Die Mitteilungspflicht betrifft elektronische Aufzeichnungssysteme. Eine offene Ladenkasse ohne elektronisches System ist nicht zu melden.

Kann ich mehrere Kassen auf einmal melden?

Ja. Alle Kassen einer Betriebsstätte werden gemeinsam in einer Mitteilung erfasst.

Was muss ich beim Kassenwechsel tun?

Melden Sie die Außerbetriebnahme der alten und die Anschaffung der neuen Kasse – jeweils innerhalb eines Monats.

Persönliche Beratung von Kassenchef

Sie sind unsicher, welches System zu Ihrem Betrieb passt? Wir beraten Sie kostenlos, richten Ihre Kasse fertig ein und liefern versandkostenfrei. Jetzt Beratung anfragen oder direkt im Kassenchef-Shop stöbern.

Hinweis: Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine steuerliche Beratung.